Was ist die 5S-Methode?

Die 5S-Methode – Mehr als nur Aufräumen

Die 5S-Methode ist eine strukturierte Vorgehensweise zur Schaffung effizienter, verlustfreier Arbeitsplätze und reibungsloser Abläufe. So viel zur Theorie – doch was bedeutet das in der Praxis?

Viele verstehen unter 5S einfach nur „professionelles Aufräumen“. Das liegt daran, dass die Methode in vielen Unternehmen nur oberflächlich umgesetzt wird – und daher oft nicht die erhoffte Effizienzsteigerung bringt. Doch 5S kann weit mehr:

✅ Kaum noch Suchzeiten & unnötige Rückfragen
✅ Vermeidung von Fehlbeständen & überflüssigen Laufwegen
✅ Strukturierte, standardisierte Abläufe für maximale Effizienz

Diese scheinbar kleinen Veränderungen machen pro Mitarbeiter 15–30 Minuten Zeitgewinn pro Tag aus. Das entspricht 60–120 Arbeitsstunden pro Jahr – Zeit, für die Ihr Unternehmen keine Rechnung schreiben kann.

Das Problem? Menschen – Führungskräfte eingeschlossen – gewöhnen sich schnell an ineffiziente Prozesse und nehmen sie als „normal“ hin. Deshalb setzen sich nur wenige Unternehmen aktiv mit Ordnung und Struktur auseinander. Mit Ihrem Interesse an Veränderungen gehören Sie bereits zu den positiven Ausnahmen!

Die fünf Schritte der 5S-Methode

Unternehmen, die bereit sind, 5S konsequent umzusetzen, profitieren nachhaltig. Die Methode besteht aus diesen fünf klar definierten Schritten:

1️⃣ Sortiere aus – Alles, was nicht gebraucht wird, verschwindet.
2️⃣ Systematisiere – Jeder Gegenstand hat seinen definierten Platz.
3️⃣ Sauber halten – Klare Standards für Ordnung und Sauberkeit.
4️⃣ Standardisieren – Einheitliche Regeln für nachhaltige Umsetzung.
5️⃣ Selbstdisziplin – 5S wird zur täglichen Routine.

Erfolgreich umgesetzt, sorgt 5S für dauerhaften Erfolg und nachhaltige Veränderungen. Doch 5S ist weit mehr als nur eine einmalige Optimierung – es ist der Start eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Mehr als 5S – Mein erweiterter Ansatz für nachhaltige Veränderungen

In den letzten 10 Jahren habe ich die 5S-Methode gezielt um weitere praxiserprobte Werkzeuge ergänzt, die ich direkt bei Ihnen vor Ort einführe:

🔹 Visuelles Management – Klare Kennzeichnungen für weniger Rückfragen und maximale Transparenz.
🔹 Kanban & Sicherheitsbestände – Vermeidung von Engpässen durch optimierte Materialflüsse.
🔹 Bottom-up-Kommunikation mit der PIMK („Problem-Ideen-Meldekarte“) – Ihr KVP-Turbo für Verbesserungen.
🔹 Standards & Spielregeln – Verbindliche Richtlinien für effiziente Prozesse.

Warum sollten die Menschen Lust auf Veränderungen mit 5S haben?

Veränderungen stoßen oft auf Skepsis – besonders, wenn frühere Initiativen theoretisch überzeugend klangen, aber in der Praxis gescheitert sind. Genau hier setze ich an: Mein Fokus liegt darauf, die Menschen vor Ort aktiv einzubeziehen, zu motivieren und den Veränderungsprozess erfolgreich zu begleiten.

Doch das bedeutet nicht, dass ich Sie nach dem ersten Schritt allein lasse – ganz im Gegenteil! Mein Ziel ist es, dass Ihr Unternehmen 5S nicht nur einführt, sondern langfristig erfolgreich verankert.

Wie gelingt es, Menschen für 5S zu begeistern?

✅ Vertrauen aufbauen – Durch meine praxisnahe, bodenständige Art erreiche ich Mitarbeiter auf Augenhöhe.
✅ Motivation schaffen – Selbst langjährige Mitarbeiter wie „Willi Maier mit 35 Jahren Betriebszugehörigkeit“ werden zur aktiven Mitarbeit inspiriert.
✅ Den Sinn klar machen – Menschen akzeptieren Veränderungen, wenn sie verstehen, welchen persönlichen und betrieblichen Nutzen sie bringen.
✅ Lernen durch Erleben – Theorie allein überzeugt niemanden. Durch praktische Umsetzung vor Ort entstehen sichtbare Erfolge, die Begeisterung auslösen.

Ergebnisse, die Menschen überzeugen

Ein entscheidender Faktor für erfolgreiche Veränderung ist, greifbare Verbesserungen direkt am Arbeitsplatz zu schaffen – durch die Hände und Köpfe Ihrer Mitarbeiter.

Statt nur über 5S zu sprechen, setzen wir es gemeinsam um. Diese praktische Erfahrung in der Gruppe sorgt für eine dynamische Aufbruchsstimmung, der sich niemand entziehen kann – und will.

Warum ein Lean-Berater? Das können wir doch auch selbst, oder?

Lean Management und die 5S-Methode klingen in der Theorie einfach – doch in der Praxis scheitern ca. 70 % aller Lean-Projekte. Warum? Weil Umsetzungskompetenz, Erfahrung und ein klarer Blick für typische Stolpersteinefehlen.

Ein guter Berater mit nachweislicher Umsetzungserfahrung (nicht nur theoretischem Wissen) kann bei einem solch großen Veränderungsprojekt den entscheidenden Unterschied machen. Als erfahrener Lean-Experte bewahre ich Unternehmen vor teuren Fehlern und ineffektiven Maßnahmen – mit einem praxisnahen Ansatz und ehrlicher Kommunikation.

5S bedeutet Aufwand – und genau daran scheitern viele

Viele Betriebe unterschätzen, dass die Einführung der 5S-Methode zunächst mit einem erheblichen Initialaufwand verbunden ist. Der Nutzen ist enorm, aber wer den Aufwand nicht realistisch einschätzt, wird schnell scheitern. Ich spreche offen und ehrlich mit Ihnen und Ihren Mitarbeitern über das, was wirklich auf Sie zukommt – und wie Sie es effizient meistern.

Ein weiteres Schlüsselproblem ist die fehlende Organisationslogik und unklare Rollenverteilung, insbesondere auf Führungsebene. Ich helfe Ihnen, klare Strukturen zu schaffen, Verantwortlichkeiten zu definieren und Ihre Führungskräfte gezielt in die Veränderung einzubinden.

Warum ich? Praxis statt PowerPoint

Ich bewege mich auf allen Ebenen – vom Shopfloor bis ins Management. Mein Ansatz ist bodenständig, verständlich und praxisorientiert. Ob Produktionsmitarbeiter oder Geschäftsführer – jeder Mensch bekommt von mir die gleiche Wertschätzung und Aufmerksamkeit. Genau diese Haltung sorgt dafür, dass ich Vertrauen aufbaue und Mitarbeiter sowie Führungskräfte gleichermaßen für Lean begeistere. Darüber hinaus reden wir nicht nur, wir machen!

Train-the-Trainer: Nachhaltige Lean-Kompetenz aufbauen

Viele Unternehmen setzen mich als Ausbilder für ihre interne Lean-Abteilung ein. Mein Ziel: Ihr Team in die Lage versetzen, Lean selbstständig weiterzuführen. So übernehmen Ihre internen Fachkräfte nach kurzer Zeit meinen Part im Projekt – effizient, nachhaltig und praxisnah.

Sind Sie bereit, Lean Management erfolgreich und nachhaltig in Ihrem Unternehmen zu verankern? Lassen Sie uns gemeinsam starten!

Wie könnte der Ablauf eines gemeinsamen Projekts aussehen?

1. Kennenlernen und Erstgespräch
   Wir lernen uns persönlich kennen – vor Ort oder in einem Videocall. Dieses Gespräch gibt beiden Seiten die Möglichkeit zu prüfen, ob die „Chemie“ zwischen uns stimmt und wir einander im Hinblick auf den Projekterfolg vertrauen können. Das Erstgespräch ist für Sie kostenlos.

2. Optionale Bestandsaufnahme
   Im zweiten Schritt kann ich mit Ihnen eine Bestandsaufnahme vor Ort durchführen. Viele Unternehmen überspringen diesen Schritt, da sie bereits ein gutes Gespür für die Notwendigkeit der 5S-Umsetzung in ihrem Unternehmen haben.

3. Schulung der Führungskräfte als Projektstart

   
   Der eigentliche Projektstart beginnt mit der ersten Führungskräfte-Schulung. Vom Top-Management bis hin zu den Schichtleitern werden die Führungskräfte in den Lean-Management-Grundlagen geschult. Dabei geht es nicht nur um Methoden und Werkzeuge, sondern vor allem um die dahinterliegende Denkweise.

   Ein besonderes Augenmerk liegt auf der Führungsrolle im Alltag:

   • Wie gelingt es, Ursachen von Problemen zu beseitigen, anstatt sie nur dauerhaft zu verwalten?

   • Wie werden Workshops neben dem Tagesgeschäft organisiert?

   • Wie können alle Schichten eingebunden werden – bis hin zur nachhaltigen Verankerung?

   Nur eine Schulung für Führungskräfte? Nein!
   Direkt im Anschluss entwickeln wir gemeinsam mit dem Führungskreis einen konkreten Umsetzungsplan. Darin legen wir fest, wo die 5S-Methode angewendet wird und welche Standards dabei zum Tragen kommen. Diese Phase ist entscheidend: Hier holen wir das Commitment aller Führungskräfte ein und sorgen für ein gemeinsames Verständnis der Aufgaben und Rollen. Niemand kann später sagen: „Ich wusste gar nicht, dass ich das in meiner Abteilung ebenfalls umsetzen sollte.“

4. Umsetzung mit den Mitarbeitern und Führungskräften

   
   Jetzt folgt der entscheidende Teil des Projekts – die praktische Umsetzung vor Ort.

   Alles auf einmal zu verändern funktioniert in der Praxis nicht. Deshalb setzen wir auf eine schrittweise Umsetzung. Ich empfehle den Start mit einem 5S-Piloten.

   Je nach Unternehmensgröße werden die ersten Mitarbeitergruppen (jeweils 12 Personen) zunächst für ca. 3,5 Stunden in den Lean-Grundlagen und Denkweisen geschult. Direkt im Anschluss setzen wir die 5S-Methode mit den Teilnehmern vor Ort in Teamarbeit um.

   Die ersten Workshops sollten mindestens zwei Tage dauern inklusive des halben Tages Theorie dauern. In 1,5 Tagen praktischer Umsetzung lassen sich bereits zahlreiche 5S-Elemente erfolgreich implementieren. Im Anschluss an die Aktion bewerten wir mit dem Team die jetzt noch erforderliche Kapazität bis zur Umsetzung der im Führungskreis festgelegten 5S-Standards. Die erforderliche Abarbeitung erfolgt gesteuert durch die Führungskraft mit den Mitarbeitern in den Folgewochen sukzessive - geplant, in kleinen Schritten neben dem Tagesgeschäft.

5. Ergänzender Hinweis zur 5S-Methode: Warum auch das Office profitieren kann

Der größte Hebel der 5S-Methode liegt in den direkten Produktionsbereichen. Dennoch empfehle ich Unternehmen, 5S auch im Office umzusetzen – nicht am persönlichen Schreibtisch, aber überall dort, wo mehrere Menschen gemeinsam an Prozessen arbeiten. Dazu gehören unter anderem:

• Materialbereiche

• Auftragsflächen

• Musterablagen

• Bürolager

• Server

• Mitarbeiterküchen

Die Schulung und Umsetzung von 5S im Büro ist weniger aufwendig als in der Produktion, aber nicht weniger wichtig. Entscheidend ist die dahinterliegende Denkweise: 5S ist mehr als nur Ordnung – es geht um Effizienz, Transparenz und eine strukturierte Arbeitsweise. Diese Prinzipien sollten im gesamten Unternehmen verankert werden, damit alle Mitarbeiter davon profitieren.

Was kostet ein 5S-Pilotprojekt?

Die entscheidende Frage sollte eher lauten: Was bringt mir das Projekt? Dennoch ist eine transparente Kostenplanung wichtig. Mein Einsatz als externer Berater & Coach ist vermutlich günstiger, als Sie erwarten – und vor allem eine Investition in nachhaltige Effizienzsteigerung.

Unternehmen, die primär auf den günstigsten Berater setzen, ohne Erfolgsbilanz und Kompetenz zu bewerten, werden mit mir nicht glücklich. Mein Fokus liegt auf messbaren Ergebnissen und einer praxisnahen Umsetzung.

Die Kosten hängen vom Umfang des Projekts ab. Ein typisches 5S-Pilotprojekt umfasst:

• 1 Tag Coaching für Führungskräfte

• 2–6 Tage für 5S-Umsetzungsaktionen (z. B. 3 Aktionen à 2 Tage)

• 1–2 Tage Follow-up-Coaching

Insgesamt bewegen wir uns also in einem Rahmen von 4–10 Beratungstagen. Mein Tagessatz liegt je nach Auftragsvolumen zwischen 1.400 € - 2.000 € zzgl. der Reise-und Übernachtungskosten.

Stehen Sie uns als dauerhafter Lean-Partner zur Verfügung?

Ja! Ich begleite Sie so lange, bis Sie mich nicht mehr brauchen. Mein Anspruch ist es den Unternehmen möglichst viel "Selbsthilfe" zu geben und nicht mir möglichst viele Beratertage. Nach dem Pilotprojekt stehe ich für weitere Umsetzungsaktionen, Follow-up-Services, 5S-Auditierungen oder als langfristiger Partner zur Verfügung.

Zusätzlich biete ich weitere Lean-Bausteine an, die Ihr Unternehmen nachhaltig voranbringen, darunter:

• Autonome Instandhaltung

• Shopfloor-Management

• SMED (Rüstzeitoptimierung)