2.200 Minuten Zeitverlust weil ein Türschlüssel fehlt!

2.200 Minuten Zeitverlust weil ein Türschlüssel fehlt!

Während eines 5S-Workshops...

Tobias erzählte Horst (Mitarbeiter aus einer anderen Abteilung), das er täglich um 8 Uhr zur Halle C laufen müsse, um dort eine Tür aufzuschließen, was täglich 10 Minuten Zeit in Anspruch nimmt (witzigerweise in dem Moment, wo die Kollegen Ihr Schlüsselbrett neu strukturiert haben und Tobi den besagten Schlüssel in die Hand genommen hat)

Auf meine Zwischenfrage, warum die Kollegen dort keinen Schlüssel haben, bekam ich folgende Aussage: „Die Schlüsselverwaltung im Haus macht Frau Müller und die ist sehr streng was die Vergabe der Schlüssel anbelangt. Den bekommt man eigentlich erst, wenn man Dekaden hier beschäftigt ist. Frau Müller hat es nicht so mit dem Vertrauen in Menschen“.

Schaden:
10 Minuten täglich x 220 Arbeitstage entspricht einem Wert von 2.200 Minuten = ca. 37 h pro Jahr.

What? Eine Woche unnötige Arbeitszeit weil ein Schlüssel an der richtigen Stelle fehlt, bzw. in der Ursache es überhaupt keinen abgestimmten Prozess gibt?

Mal sind es zwei Minuten, mal fünf oder wie in dem Fall auch 10 Minuten, die für unnötige Prozesse flöten gehen (kein Kunde bezahlt auch nur einen Cent dafür).

Was haben wir daraus gemacht?
Kurz nach dem Gespräch kam der Abteilungsleiter und Geschäftsführer hinzu. Den Geschäftsführer haben wir gebeten, uns zu unterstützen für sein Unternehmen ca. 37 Stunden freizuspielen, die sinnvoller als in „Laufwege“ investiert werden können.

In dem Fall mussten wir den Geschäftsführer gar nicht groß überzeugen. Dieser hat Frau Müller erklärt, dass Sie in dem Fall für das Unternehmen etwas Gutes tun kann, indem ein weiterer Schlüssel ausgehändigt wird. Ganz nebenbei hat der GF die zwei Kollegen, die den weiteren Schlüssel nun verwalten, einen Kaffee mit Frau Müller trinken lassen (manchmal hilft das).

Darüber hinaus hat man grundlegend überlegt (Standard) an welchen Stellen sich dieser nicht optimale Prozess eventuell noch eingeschlichen hat um auch dort entsprechend zu handeln. Ein weiterer Schritt war die Definition eines einfachen Standards für die Vergabe von Schlüsseln (weg von der persönlichen Entscheidung hin zu „der Prozess bestimmt, wer einen Schlüssel oder Freigabe bekommt).

Zwei Dinge, die man daraus gut mitnehmen kann.

1.Sensibilisiere Dich als Führungskraft für Probleme, sorge für die Lösung und befähige dein Team selbst immer wieder sensibel für Probleme zu sein und den Focus darauf zu lenken, diese abzustellen. Auch wenn es, wie in dem Fall nicht immer im ersten Anlauf funktioniert. Sei Hartnäckigkeit und Konsequent (einfache, aber sehr nützliche Tugenden).

2. Setze 5S in deinem Unternehmen um 😀