Wie kleine Aufkleber 62 Arbeitsstunden pro Jahr einsparen

Auf den Bildern ist ein Regal mit auftragsbezogenen Blechen zu sehen. Eigentlich sollte hier alles schnell auffindbar sein. In der Realität sah es anders aus: Die Mitarbeitenden mussten Fach für Fach durchsuchen, um das richtige Blech zu finden. Ein klassischer Zeitfresser im Arbeitsalltag – und ein typisches Beispiel für versteckte Verschwendung, wie sie in vielen Produktionsbereichen vorkommt.

Als das Regal vor Jahren aufgebaut wurde, hatte man es logisch gemeint und nach Blechgrößen sortiert. Die entsprechenden Beschriftungen wurden sauber über die einzelnen Fächer geklebt. Auf dem Papier klang das sinnvoll. In der Praxis funktionierte es nicht.

Im Arbeitsalltag zeigte sich schnell, dass diese Sortierung für die tatsächlichen Abläufe ungeeignet war. Die Mitarbeitenden mussten flexibel reagieren, Aufträge wechselten, Formate variierten. Also wurden Bleche irgendwann einfach dort abgelegt, wo gerade Platz war. Die ursprüngliche Struktur war damit faktisch außer Kraft gesetzt. Zurück blieb ein Regal ohne klare Logik – und tägliches Suchen.

Genau hier setzte die 5S-Methode an. Im Rahmen der 5S-Umsetzung haben die Kollegen das Thema selbst aufgegriffen und neu gedacht. Statt an der alten, theoretischen Größenlogik festzuhalten, führten sie eine neue Einteilung nach praxisnahen Rubriken ein. Nicht perfekt, nicht bis ins letzte Detail durchdesignt – aber deutlich näher an der Realität ihres Arbeitsalltags.

Das Ergebnis: rund 80 Prozent bessere Orientierung als zuvor. Und das Beste daran: Die komplette Umstellung war in etwa drei Stunden erledigt.

Kleine Aufkleber, große Wirkung. Mit einfachen Mitteln entstand eine neue, klare Struktur. Die Fächer sind jetzt nachvollziehbar gekennzeichnet, die Ablage ist logisch, und die Suchzeiten sind spürbar gesunken. Genau das ist gelebtes visuelles Management: Informationen werden sichtbar gemacht, sodass Mitarbeitende nicht überlegen oder suchen müssen, sondern auf einen Blick erkennen, wo etwas hingehört.

Dieses Beispiel zeigt sehr deutlich, worum es bei 5S und moderner Arbeitsplatzorganisation wirklich geht. Es braucht nicht immer große Investitionen oder aufwendige Systeme. Oft reichen einfache, gemeinsam entwickelte Lösungen, die sich an den realen Abläufen orientieren. Entscheidend ist, dass die Struktur im Alltag funktioniert – nicht nur in der Planung.

Und jetzt die entscheidende Frage: Was wäre, wenn nicht nur ein Regal, sondern ganze Bereiche so klar strukturiert wären, dass Suchzeiten um 80 bis 90 Prozent reduziert werden – oder ganz verschwinden? Das bedeutet weniger Stress, stabilere Abläufe und mehr Zeit für wertschöpfende Arbeit.

Wenn ihr genau das erreichen wollt, dann lasst uns darüber sprechen. Gemeinsam schaffen wir Strukturen, die im Alltag tragen – pragmatisch, wirksam und mit den Menschen vor Ort.